Возможности Excel. Часть 1
Рейтинг: 
Средняя: 3.8 (4 оценок)
Мария Антонова, специалист по обучению

Первая версия Excel была разработана компанией Microsoft в 1985 году.

Многие учебные центры хранят сведения о своей работе в файлах Excel, справедливо полагая, что табличный формат помогает структурировать информацию и упрощает ведение отчетности. Работая с Excel, вы сможете легко фильтровать и сортировать данные, а также считать доходы с помощью простых формул.

Создание таблиц расписания и контактов в Excel станет первым шагом в оптимизации работы центра. Если вы до сих пор ведете все записи на бумаге, поторопитесь освоить Excel. В дальнейшем вам будет проще перейти от него к более современным системам учета и хранения информации, интегрированных с маркетинговыми инструментами (автоматической записью, e-mail- и sms-рассылками и т. п.). Таблицы Excel легко импортировать в другие базы данных.

Сегодня речь пойдет о полезных в работе школы возможностях Excel. В данном цикле статей приведены инструкции по работе с версией Excel 2003, работа в более поздних версиях практически аналогична, все описанные функции там есть (если вы не сможете найти нужных функций в меню, обратитесь к справке программы).

1. Добавление строк или столбцов в таблицу

Для того чтобы добавить строку, устанавливаем курсор в ячейку, над которой хотим вставить строку, и выбираем команду меню «Вставить» / «Строки».

Чтобы добавить столбец, помещаем курсор в ячейку, слева от которой хотим вставить столбец, и выбираем команду «Вставить» / «Столбцы».

2. Навигация

Лист Excel содержит порядка миллиона строк и несколько тысяч столбцов.

Конечно, обычно наши таблицы не такие большие, но все же перемещаться по ним стандартными средствами порой бывает затруднительно.

Есть несколько трюков, упрощающих перемещение.

Перейти к ячейке с известным адресом позволяет окно «Перейти к», вызываемое комбинацией Ctrl + G.

Сочетание клавиш Ctrl + стрелка курсора (вправо, влево, вверх или вниз) переместит курсор к нужному краю листа – правому, левому, верхнему или нижнему соответственно.

Ctrl + Home – вернет нас к самой первой ячейке листа.

При нажатии колесика мыши курсор видоизменяется, и перемещение по листу осуществляется путем движения мыши в нужную сторону. Зажав Ctrl, колесико можно использовать для масштабирования листа.

3. Поиск и замена

Быстро сориентироваться в файле Excel – найти ячейки с нужными значениями, а также изменить большое количество однотипных данных – позволяет окно «Найти и заменить». Оно содержит две вкладки – «Поиск» и «Замена», которые вызываются с помощью сочетаний клавиш Ctrl + F и Ctrl + H соответственно.

При поиске можно использовать значки «*» и «?». Первый означает, что на его месте может быть любое количество любых знаков, второй – один знак.

Например, задав условие для поиска «ко*а», мы получим в результате найденные значения «коза» и «корова». Условие «ко?а» даст нам только козу, а «ко???а» – правильно, корову.

В поле «Найти» пишем текст, который хотим заменить, в поле «Заменить на» – то, что хотим получить в результате замены. Если нам нужно просто удалить определенные данные – оставляем поле «Заменить на» пустым.

Например, мы хотим изменить название предмета «поэзия» на «античная поэзия».

Нажимаем кнопку «Заменить все».

4. Сортировка

Команда сортировки таблицы по одной из колонок: позволяет расположить список по возрастанию или убыванию (например, по алфавиту).

Выделите ячейку в сортируемом списке. Затем нажмите кнопку «Сортировать по возрастанию» или «Сортировать по убыванию» .

Чтобы одновременно сортировать содержимое нескольких столбцов, выберите команду «Сортировка» в меню «Данные». Откроется диалоговое окно «Сортировка диапазона», в котором можно выбрать столбцы и способ сортировки.

5. Условное форматирование

С помощью форматирования мы можем изменить вид таблицы или отдельных ее ячеек: раскрасить фон, выбрать шрифт и т. п.

Условное форматирование позволяет изменить формат только тех ячеек, в которых данные отвечают определенным условиям. Такой формат динамический: если после применения условного форматирования значения ячеек изменится, соответственно изменится и их формат.

Допустим, мы хотим отметить преподавателей, стаж которых > 50 и < 100 лет.

Выделяем соответствующий столбец, щелкнув мышкой по его заголовку, чтобы выделить столбец Е, и вызываем окно «Условное форматирование» из меню «Формат». Задаем условия и выбираем формат ячеек (например, зеленый фон).

Нажимаем кнопку «ОК» и видим, как две ячейки окрасились в зеленый цвет.

Для удаления условного форматирования вызываем то же окошко и по нажатию кнопки «Удалить» отмечаем столько условий, сколько было задано.

6. Формулы и функции Excel

В ячейках рабочего листа вводятся не только значения, но и формулы, которые применяются для выполнения расчетов с использованием значений, содержащихся в других ячейках. Формулы Excel способны выполнять простейшие арифметические действия, сложные вычисления, а также логические проверки.

Функция Excel – это всего лишь готовая формула, представляющая собой специальную команду и выполняющая какую-то конкретную задачу.

Все функции Excel доступны пользователю в меню «Вставка» (команда «Функция»).

Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа – результатами.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства: =ИМЯ(аргументы)

Помните, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными.

Помните, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

7. Текстовые функции

Функция ПРОПИСН() делает все буквы текста прописными: результатом =ПРОПИСН(D17) будет «ТОПОГРАФИЯ, ПОЭЗИЯ».

СТРОЧН() – наоборот, делает все буквы в таблице маленькими: результатом =СТРОЧН(D17) будет «топография, поэзия»

ПРОПНАЧ() – начальные символы текста станут прописными, остальные – строчными: результатом =ПРОПНАЧ(D17) будет «Топография, Поэзия».

Читайте продолжение в следующей статье.

Читайте также:

Открыть школу для взрослых

Аренда помещения курсы

Должностная инструкция учебного центра

Компьютерная программа для тренингов

Лицензия тренинг

Продать семинары

Франшиза учебного центра

Причины финансовых трудностей в учебных центрах
Почему одни учебные центры хорошо зарабатывают на тренингах и курсах, а другие еле-еле могут оплатить аренду помещения?
Заказать обратный звонок
Выберите самое интересное
и получите сразу на почту

Нажимая на кнопку «Получить материалы» я даю согласие на обработку персональных данных.
 
VK Telegram Youtube Facebook
Яндекс.Метрика