На определенном этапе развития компании ее руководитель сталкивается с необходимостью пересмотра бизнес-процессов. Это процедура сбора данных, позволяющая выявить, локализовать и устранить проблемные участки.
Важно выписать все шаги и измерить их. Результаты аудита могут стать стартовым толчком, выводящим компанию на новый виток развития и позволяющим внедрять новые, более эффективные методы работы в учебном центре и филиалах.
Название текстового метода говорит само за себя. Такой подход имеет плюсы и минусы. С одной стороны, он дает возможность сделать наиболее полное и подробное описание процесса, с другой – это самый трудоемкий и некомпактный метод.
Табличный метод предполагает описание бизнес-процессов с помощью таблиц. Он более компактен, чем текстовый формат. В таблице напротив каждого шага можно указать параметры (кто делает, время выполнения).
Самым эффективным для восприятия является графический (схематический) метод. Он эргономичен и позволяет получить наиболее наглядное описание бизнес-процессов. В статье о формализации бизнес-процессов мы уже говорили о наглядном способе представления в виде блок-схем.
Говоря о методе описания бизнес-процессов, необходимо учесть один важный для руководителя нюанс. Как мы уже отметили, на первом этапе наилучшим представлением бизнес-процессов является блок-схема, с которой проще работать персоналу. Глядя на нее, администратор учебного центра четко понимает задачу: пройти по всем «веткам» блок-схемы и правильно выполнить последовательность действий.
Бизнес-процесс «Запись на занятие по телефону»
Перед директором стоит иная задача – проанализировать процесс, увидеть «узкие» места в работе компании и оптимизировать их. Для этого необходимо измерять время, затраченное на каждую операцию. Именно поэтому на этапе оптимизации бизнес-процессов крайне важно для руководителя записывать последовательность шагов в строчку, ведь директор работает со списком задач и учитывает временные затраты.
Согласно исследованиям компании Tallanto, в учебном центре от 20 до 40 бизнес-процессов. Их необходимо формализовать и измерить затраты, после чего оптимизировать.
Некоторые бизнес-процессы с помощью CRM-системы Tallanto можно полностью автоматизировать. На выходе – время, которое администратор тратит на бизнес-процессы в вашем учебном центре, будет равно нулю!
Расход времени на другие бизнес-процессы – от 3 до 5 минут. Налицо значительная экономия времени и ускорение работы администратора учебного центра.
|
Название бизнес-процесса |
Шаги |
Затраченное время администратора, |
Использованные функции TallantoProf |
|
Запись на занятие по телефону |
1. Спросить имя и фамилию ученика. |
3 |
Создание карточки ученика. |
|
Запись на занятие через сайт |
Ученик на сайте заполняет формуляр для записи. |
0 |
Формуляр для записи. |
|
Размещение ссылки для записи |
1. Из карточки Занятия создать ссылку для записи. |
5 |
Создание ссылки для записи |
|
Покупка абонемента на сайте |
1. Ученик выбирает тип абонемента. |
0 |
Создание абонемента для данного ученика. |
|
Покупка абонемента в офисе |
1. Спросить имя или фамилию ученика. |
5 |
Поиск ученика. |
Измеряем время выполнения всех шагов. Такое время называется «наихудшее время выполнения процесса». Так, в процессе «Запись на занятие по телефону» измеряем время с учетом создание карточки ученика.
