Мистер Директор, у Вас есть план?
Рейтинг: 
Средняя: 5 (4 оценок)
Виктория Кукулевская, специалист отдела маркетинга компании Tallanto

На определенном этапе развития компании ее руководитель сталкивается с необходимостью пересмотра бизнес-процессов. Это процедура сбора данных, позволяющая выявить, локализовать и устранить проблемные участки.

Важно выписать все шаги и измерить их. Результаты аудита могут стать стартовым толчком, выводящим компанию на новый виток развития и позволяющим внедрять новые, более эффективные методы работы в учебном центре и филиалах.

Прежде чем внедрять новые технологии, обязательно выпишите все бизнес-процессы и измерьте время их выполнения. Будет понятно, для каких процессов имеет смысл внедрять новые инструменты.

Существуют различные методы описания бизнес-процессов:

  • текстовый;
  • табличный;
  • графический.

Название текстового метода говорит само за себя. Такой подход имеет плюсы и минусы. С одной стороны, он дает возможность сделать наиболее полное и подробное описание процесса, с другой – это самый трудоемкий и некомпактный метод.

Табличный метод предполагает описание бизнес-процессов с помощью таблиц. Он более компактен, чем текстовый формат. В таблице напротив каждого шага можно указать параметры (кто делает, время выполнения).

Самым эффективным для восприятия является графический (схематический) метод. Он эргономичен и позволяет получить наиболее наглядное описание бизнес-процессов. В статье о формализации бизнес-процессов мы уже говорили о наглядном способе представления в виде блок-схем.




Свет – на «узкие» места компании

Говоря о методе описания бизнес-процессов, необходимо учесть один важный для руководителя нюанс. Как мы уже отметили, на первом этапе наилучшим представлением бизнес-процессов является блок-схема, с которой проще работать персоналу. Глядя на нее, администратор учебного центра четко понимает задачу: пройти по всем «веткам» блок-схемы и правильно выполнить последовательность действий.

Бизнес-процесс «Запись на занятие по телефону»

Перед директором стоит иная задача – проанализировать процесс, увидеть «узкие» места в работе компании и оптимизировать их. Для этого необходимо измерять время, затраченное на каждую операцию. Именно поэтому на этапе оптимизации бизнес-процессов крайне важно для руководителя записывать последовательность шагов в строчку, ведь директор работает со списком задач и учитывает временные затраты.


Измеряем, затем улучшаем

Согласно исследованиям компании Tallanto, в учебном центре от 20 до 40 бизнес-процессов. Их необходимо формализовать и измерить затраты, после чего оптимизировать.

Некоторые бизнес-процессы с помощью CRM-системы Tallanto можно полностью автоматизировать. На выходе – время, которое администратор тратит на бизнес-процессы в вашем учебном центре, будет равно нулю!

Расход времени на другие бизнес-процессы – от 3 до 5 минут. Налицо значительная экономия времени и ускорение работы администратора учебного центра.


Примеры бизнеc-процессов

Название бизнес-процесса

Шаги

Затраченное время администратора,
мин

Использованные функции TallantoProf

Запись на занятие по телефону

1. Спросить имя и фамилию ученика.
2. Проверить, есть ли ученик в базе. Если нет, то создать карточку ученика.
3. Выбрать занятие из списка или из календаря.
4. Добавить ученика в список записавшихся.
5. Проверить, есть ли абонемент на это занятие.

3

Создание карточки ученика.
Запись на занятие.

Запись на занятие через сайт

Ученик на сайте заполняет формуляр для записи.

0

Формуляр для записи.
Подтверждение e-mail-адреса.

Размещение ссылки для записи
на сайте

1. Из карточки Занятия создать ссылку для записи.
2. Разместить ссылку на сайте.

5

Создание ссылки для записи

Покупка абонемента на сайте

1. Ученик выбирает тип абонемента.
2. Вводит свой e-mail (если ученик уже есть в базе),
если ученик новенький, то вводит все данные.
3. Выбирает способ оплаты.
4. Получает подтверждение об оплате на e-mail.

0

Создание абонемента для данного ученика.
Oтметить финансовую операцию

Покупка абонемента в офисе

1. Спросить имя или фамилию ученика.
2. Проверить, есть ли ученик в базе. Если нет, то создать карточку ученика.
3. Выбрать подходящий шаблон абонемента.
4. Создать абонемент по шаблону.
5. Принять деньги. Финансовая операция в Талланто создается автоматически.

5

Поиск ученика.
Создание карточки ученика.
Создание абонемента.

Измеряем время выполнения всех шагов. Такое время называется «наихудшее время выполнения процесса». Так, в процессе «Запись на занятие по телефону» измеряем время с учетом создание карточки ученика.

Каждый руководитель учебного центра бережно и по-хозяйски относится к ресурсам своего предприятия. Без сомнения - он сумеет увидеть свою выгоду и сделать правильный выбор программного обеспечения!

Звоните +7 495 668-06-30, и мы вышлем примеры бизнес-процессов для вашего направления (школа иностранных языков, школа танцев, тренинговый центр).



Почем нынче новый ученик для учебного центра?
Привлекаем новых учеников через интернет
Заказать обратный звонок
Выберите самое интересное
и получите сразу на почту