В первой части Вы узнали, почему руководителю учебного центра нужен каталог бизнес-процессов, и у нас уже есть некоторые идеи относительно того, каким он должен быть. Давайте начнем!

Каким может быть каталог бизнес-процессов?

Для создания каталога бизнес-процессов Вам понадобятся:

- Веб-ориентированные программы для записи Ваших бизнес-процессов. Например, это может быть каталог бизнес-процессов, который хранится на отдельном сервере, имеет удобную структуру, поиск и разделение доступа по пользователям или же Google Docs.

- Место для резервного копирования Ваших процессов, например, папка Dropbox или ОneDrive.

- Дополнительные программы для скриншотов или видео, инструменты для создания интеллект карт. Например, Loom для видео, Joxi для скриншотов, XMind и Draw.io для создания интеллект-карт.

- Ну и гигантская чашка кофе!

С чего же начать?

1. Сначала создайте структуру, составьте списки бизнес-процессов, которые Вам нужны.

Разберитесь, какие задачи нужно делать регулярно? Например, выставление счетов и сбор оплат от учеников, ведение клиентской базы, обзвон должников. Потом опишите ежемесячные задачи, например, email-рассылка с расписанием учебного курса на следующий месяц. Примером ежеквартальных процессов может быть оплата налогов и сдача отчетности Вашего учебного центра. И, наконец, ежегодные задачи учебного центра. Наем учителей, планирование учебных программ или составление бюджета являются примерами бизнес-процессов, общими для всех учебных центров, и они происходят каждый год.

2. Далее запишите каждый шаг в Ваших бизнес-процессах в течение следующих нескольких недель.

Помните, у любого бизнес-процесса должен быть владелец (кто отвечает/контролирует) и исполнитель (кто непосредственно выполняет). Дополняйте Ваше описание чек-листами, скриптами, шаблонами, заметками, скриншотами.

3. Проверьте Ваши бизнес-процессы

Передайте задачу Вашим сотрудникам, чтобы увидеть, смогут ли они выполнить задачу без Вашей помощи или попробуйте сами, чтобы убедиться, что в написанном процессе нет пропусков. Стремитесь получать обратную связь от Ваших клиентов, проводите опросы, и Вы получите сильный и бесплатный инструмент развития Вашего учебного центра. Поверьте, что у Ваших администраторов и преподавателей, которые выполняют ту или иную работу, всегда есть масса полезных идей. Самое главное – это побудить их высказываться. В самом начале работы с каталогом бизнес-процессов есть соблазн не использовать его, но если Вы начнете пропускать шаги, то и Ваши сотрудники начнут делать то же самое. Убедитесь, что Вы и Ваши сотрудники используете каталог бизнес-процессов, и обязательно корректируйте его по ходу дела. Помните, это «живые» документы!

4. Откройте секрет масштабирования: автоматизируйте свой бизнес с помощью CRM программы и других программ, приложений.

Теперь, когда Вы смогли, по крайней мере, составить список всех задач, которые Вы и Ваши сотрудники выполняете каждый день, неделю, месяц и т. д., можете ли Вы увидеть их «с высоты птичьего полета»?

Начнем с того, что зададим несколько вопросов:

- Можно ли автоматизировать какие-либо из Ваших бизнес-задач с помощью CRM систем или других программ для учебных центров, которых у Вас сейчас нет?

- Можете ли Вы отдать на аутсорсинг задачу и потратить меньше денег, чем если бы Вы делали это сами (сопоставьте с Вашей оплатой в час)?

- Вам все еще нужна задача, чтобы завершить рабочий процесс, или это лишняя и неэффективная работа?

Это также прекрасное время, чтобы проанализировать имеющееся у Вас инструменты и проверить их эффективность.

Теперь Вы точно знаете, что Вам нужен каталог бизнес-процессов для того, чтобы расширять и масштабировать свой учебный центр, делегировать и передавать контроль над задачами Вашим администраторам и менеджерам, а Вам остается только наслаждаться плодами своих усилий, которые Вы потратили.

Смотрите каталог бизнес-процессов по ссылке ЗДЕСЬ!

Пример структуры бизнес-каталога можете скачать по ссылке ЗДЕСЬ!