Повторяющийся абонемент - автоматически создаваемый программой следующий абонемент после завершения действия или после окончания количества посещений на текущем абонементе в Талланто. Автоматизация разработана для того, чтобы сократить нагрузку на администратора учебного центра.
Повторяющиеся абонементы могут быть групповыми и стандартными (по предметам).
Как работают повторяющиеся абонементы:
Скрипт по их созданию может работать каждый день или реже, например, раз в месяц, первого числа календарного месяца. При запуске скрипта программа находит в системе все абонементы, помеченные как Повторяющиеся (Вид абонемента). Если абонемент удовлетворяет условию по дате окончания абонемента или по количеству оставшихся посещений, то автоматически создается новый аналогичный абонемент на следующий период. Единовременно можно выбрать только один режим работы - создавать новые абонементы после окончания старых по дате, ИЛИ создавать новые абонементы как только закончились посещения/часы на текущих.
Для настройки повторяющихся абонементов необходимо:
- Редактор комбобоксов - Виды Абонементов - Добавить новый вид - Повторяющийся (вы можете выбрать удобное для вас название)
- Если у вас уже есть созданные абонементы на период, вы можете пометить существующие абонементы как Повторяющиеся.
- Или создайте первую серию повторяющихся абонементов на период (Вид абонемента - “Повторяющийся”). Для удобства вы можете оформить шаблоны абонементов как Повторяющиеся, для того чтобы данная отметка копировалась при создании новых абонементов. Либо вы можете вручную ставить отметку Повторяющиеся в новых создаваемых абонементах.
- Если вы хотите включить автоматическую запись ученика на занятия групп с новым абонементом у вас должно быть создано расписание на период действия автоматически создаваемого "повторяющегося" абонемента
Для отмены повторяющихся абонементов на следующий период, например, на лето, надо удалить пометку Повторяющийся во всех текущих абонементах. Это можно сделать с помощью массового обновления.
Пример: Допустим ваш учебный центр оформляет абонементы первого числа месяца.
Вы можете в шаблоне абонемента поставить галочку Календарный и выбрать вид: "Повторяющийся". При создании нового абонемента по данному шаблону автоматически будет скопирован данный вид. В начале следующего месяца администратору не нужно будет создавать вручную абонементы ученикам. Скрипт отработает первого числа следующего месяца и автоматически создаст новый абонемент для ученика и если необходимо запишет на группы ученика с применением данного абонемента. Так же если у ученика не будет хватать денежных средств на балансе, то ему автоматически выставиться и отправиться счет на оплату (в мобильном приложении, личном кабинете, или через E-mail/telegram/viber).
Пример 2: Или если ваш учебный центр оформляет новые абонементы клиенту, сразу как только закончились посещения на старом абонементе, до окончания даты действия абонемента.
В шаблоне абонемента выберите вид: "Повторяющийся". Каждый вечер программа проверяет, если сегодня есть абонемент, на котором использованы все посещения (по сути закрылись все занятия, в которых используется абонемент). Тогда создается новый абонемент с датой начала на следующий день после последнего списания. Скрипт если необходимо запишет на занятия групп ученика с применением данного абонемента.
*Если последнее занятие на абонементе было больше чем 7 дней назад, то новый абонемент не создаем. Это защита, чтобы не создавались абонементы после закрытия старых абонементов в прошлом.
Чтобы подключить данный функционал в вашей системе напишите запрос в техподдержку support@tallanto.com. В вашем письме необходимо указать время запуска скрипта(например, первый день месяца, каждый день или другое время по вашему выбору) и значения всех 12 параметров скрипта описанных ниже.
Описание параметров:
- Укажите название вида абонемента “Повторяющийся”
Это значение из редактора комбобоксов - Виды Абонементов. Только для выбранных видов абонементов будет запускаться автоматическое создание нового абонемента. Для абонементов у которых не указан вид, или выбран другой вид абонемента новый абонемент создаваться не будет.
Выберите метод учета окончания абонемента По дням до окончания абонемента или По окончанию посещений/часов на абонементе
- По дням до окончания абонемента
- Через сколько дней после окончания абонемента создать новый
Укажите 0, чтобы создать в день окончания абонемента
- Через сколько дней после даты окончания старого абонемента установить начало нового абонемента
По-умолчанию новый абонемент создается на следующий день после окончания старого
- По окончанию посещений/часов на абонементе
- Создать новый абонемент, когда на текущем осталось посещений/часов равное либо менее чем указано.
Укажите 0, чтобы создать новый абонемент, когда не осталось посещений
- Через сколько дней после даты последнего занятия установить начало нового абонемента.
По-умолчанию: 1 (на следующий день после последнего занятия)
- Метод расчет стоимости нового абонемента:
- стоимость из предыдущего абонемента
- стоимость из шаблона абонемента минус скидка в карточке ученика
- Метод расчета кол-ва посещений в новом абонементе:
- брать количество посещений из предыдущего абонемента
- рассчитывать количество занятий по расписанию группы (для групповых абонементов)
- Включить автоматическую запись ученика на занятия групп в новом абонементе?
Если да, то будет работать следующую логика:
Если абонемент групповой
Ученику оформляется новый абонемент, смотрим, какие активные группы подходят к этому абонементу, выбираем из них те, на которые записан данный ученик (только со статусом "записан"). Если их несколько (или одна) - выбираем все занятия из всех групп (или из одной), по датам подходящие к абонементу (занятия только со статусом "активно". Не берем занятия "не активные", то есть закрытые и "отмененные"), сортируем такие занятия по датам и записываем ученика на то количество этих занятий (по порядку), на которое хватает абонемента
Если абонемент стандартный
Выбираем у ученика, купившего абонемент, все группы, на которые он записан (статус группы - "активна", статус записи ученика - "записан", на предмет группы не смотрим - он может быть любым). Из этих групп выбираем все занятия (только со статусом "активно"), подходящие к абонементу по датам и по предметам и записываем ученика на то количество занятий (по порядку дат), на которое хватает абонемента
- Создавать счет на оплату при отрицательном балансе? (Да/Нет)
Если после создания абонемента у ученика будет отрицательный баланс, то ему выставляется счет и отправится уведомление по шаблону: "Уведомление о выставленном счете для ученика". Если все методы уведомления шаблона отключены, то счет отправиться только по E-mail. Если у вас не подключен платежный шлюз для оплаты счетов, можно воспользоваться шаблоном: "Уведомление учеников об отрицательном балансе". В этом случае выставление счетов необходимо отключить и включить самостоятельно данный шаблон уведомлений.
- Пользователь ответственный за созданные счета.Если не указать, то ответственный будет взят из предыдущего абонемента.
- Комментарий для МП/ЛК (для созданного счета)
Этот текст увидят ученики в мобильном приложении и личном кабинете ученика.
- E-mail адрес для отчета
Введите через запятую e-mail-адреса, на которые следует отправить подробный отчет о созданных абонементах и счетах
- При автоматическом создании нового абонемента – проверять если другой действующий по такому же шаблону (Да/Нет)
В случае если выбрана данная опция и у ученика уже оформлен новый действующий абонемент(по такому же шаблону), новый абонемент создаваться не будет
Пример: Программа создала повторяемый абонемент по шаблону А на 8 посещений с 1 по 31 октября. Посещения закончились раньше и 20 октября администратор создал новый абонемент по такому же шаблону А для ученика. 1 ноября скрипт проверяет, что у ученика уже создан другой действующий абонемент по шаблону А и новый повторяемый абонемент не создается.
- Не оформлять новый абонемент если на предыдущем не было списания
При выборе опции (Да), если на предыдущем абонементе не было ни одного списания (посещения), то новый абонемент оформляться автоматически не будет, так же ответственному за абонемент при входе в систему будет показано уведомление о таких не созданных абонементах
При подключенной опции формирования повторяющихся абонементов, рекомендуется сделать следующие правки в системных сообщениях:
-
Шаблон системных сообщений - Уведомление о заканчивающемся абонементе для ученика. Необходимо либо отключить данный шаблон(Убрать галки Email/Мессенджеры), либо же убрать ссылку на покупку нового абонемента, так как в этом случае возможно самостоятельное приобретение учеником нового абонемента.
-
Шаблон системных сообщений - Уведомление о заканчивающихся абонементах ответственному сотруднику. Добавить в шаблон переменную: Вид абонемента, для того чтобы видеть какие абонементы будут автоматически созданы, а для каких требуется ручное создание
