Интеграция с amoCRM

Интеграция двух CRM – amoCRM и Tallanto дает возможность передавать данные учеников из одной системы в другую, записывать учеников на занятие в Tallanto из сделки в amoCRM, управлять движением сделки по этапам воронки в amoCRM, меняя статус записи ученика на занятии в Tallanto и наоборот

1.Настройка интеграции

Зайдите в CRM Tallanto, перейдите в раздел «Администрирование»-«Интеграция с amoCRM»

Нажмите на кнопку «Установить интеграцию»

Если вы не авторизовались в amoCRM, то в открывшемся окне введите свой логин и пароль от amoCRM (важно, чтобы в браузере были разрешены всплывающие окна)

После успешной аутентификации, отобразится всплывающее окно с запросом доступа на установку виджета

В этом окне выбираем с каким аккаунтом amoCRM будет произведена интеграция.

Рекомендуем использовать аккаунт с правами администратора или с полными правами на модули в amoCRM. В случае недостаточных прав выбранного аккаунта (например у аккаунта нет прав на создание/редактирование сделки, карточки ученика), интеграция может работать некорректно.

После успешного соединения, отобразится надпись «Виджет успешно установлен. Продолжите его настройку в вашем аккаунте amoCRM»

Продолжите настройку в amoCRM. В amoCRM находим «Настройки»- «Интеграции»

При успешной установке отобразится виджет Tallanto

Нажмите на виджет. В разделе «Доступ в Tallanto» в поле «Ваш субдомен Tallanto» укажите адрес вашей системы. «Ключ доступа» скопируйте из Талланто в «Администрирование - Интеграция с amoCRM».

Добавьте данные в виджет и нажмите «сохранить»

В дальнейшем вы можете заново открыть виджет и осуществить расширенные настройки.

После успешной настройки, вернитесь в Tallanto и обновите страницу.
Статус интеграции будет таковым «Передача данных из Tallanto в amoCRM включена», это означает что все сделано верно и интеграция настроена верно

В виджете теперь доступно два дополнительных раздела «Настройки сделок» и «Настройки контактов/учеников»

В разделе «Настройки сделок» вы можете выбрать соответствие этапов сделок воронки amoCRM и статусов записи ученика на занятие Tallanto, а также пользователя, который будет ответственным за запись ученика на занятие через виджет

В разделе «Настройки контактов/учеников» можно выбрать, создавать ли ученика в Tallanto. Если выбран вариант «Создавать ученика в Tallanto при создании/добавлении сделки в amoCRM» – при появлении новой связи ученик-сделка в amoCRM ученик автоматически будет передан в Tallanto. Если выбран вариант «Cоздавать ученика при создании/редактировании ученика в amoCRM» – ученик будет передан в Tallanto сразу при создании или редактировании его в amoCRM.
Также выберите пользователя Tallanto, который будет ответственным за созданного ученика.

В этом же разделе можно выбрать, создавать ли ученика в amoCRM при создании его в Tallanto. Если выбран вариант «Создавать ученика при создании/редактировании ученика в Tallanto» – ученик будет передан в amoCRM при создании или редактировании его в Tallanto

В поле «Порядок ФИО при синхронизации» выберите, в каком порядке вы вносите ФИО учеников в amoCRM. Если выбрано «имя-фамилия» - при передаче из amoCRM в Tallanto в поле «фамилия» попадет текст после последнего пробела из поля с ФИО ученика в amoCRM, все остальное – в поле «имя», если выбрано «фамилия-имя» - фамилией будет текст до первого пробела, остальное – именем

Сохраните настройки

2.Передача данных учеников из одной системы в другую

Передаются следующие поля:

• ФИО;
• телефоны (из amoCRM в Tallanto передается только два первых телефона, при передаче из Tallanto в amoCRM - телефоны перезаписываются и, если в amoCRM было больше двух номеров – они будут потеряны);
• емейлы (все емейлы передаются в обе стороны, «основной» емейл в Tallanto соответствует первому емейлу в amoCRM, емейлы с пометкой «не писать» и «неверный» не передаются);
• должность;
• филиал (при включении виджета в amoCRM создается поле «Филиал Tallanto» со значениями филиалов, которые есть в данный момент в Tallanto. если позже в Tallanto появится новый филиал – это значение нужно вручную добавить в amoCRM. Если на момент включения виджета в Tallanto не было ни одного филиала – в amoCRM поле «Филиал Tallanto» не будет создано. Если позже в Tallanto появятся филиалы – нужно будет зайти в настройки виджета в amoCRM и ничего не меняя сохранить – при этом создастся поле «Филиал Tallanto»)

2.1 Автоматическая передача

Если в виджете включена настройка «Передавать контакт в Tallanto при создании/добавлении сделки» – из amoCRM в Tallanto ученик передается, когда он связывается любым способом со сделкой в amoCRM. Если включена настройка «Cоздавать ученика при создании/редактировании ученика в amoCRM» – ученик передается в Tallanto при создании или редактировании его в amoCRM. При этом создавшим пользователем в карточке ученика в Tallanto будет служебный пользователь – "АМО", а ответственным – пользователь, выбранный в настройках виджета в разделе «Настройки контактов/учеников».

Из Tallanto в amoCRM ученик передается при создании (за исключением импортированных а Tallanto учеников), если в виджете включена настройка «Создавать ученика при создании/редактировании ученика в Tallanto». Также передаются ученики, созданные до установки виджета, но только когда в их карточках изменяется одно из синхронизируемых полей. Ответственным за ученика в amoCRM будет пользователь, указанный в разделе «Доступ в amoCRM» настроек виджета.

Связанные таким образом карточки ученика в Tallanto и amoCRM будут синхронизироваться в дальнейшем при изменении одного из перечисленных выше полей.

При удалении карточки в одной из систем – связанная с ней карточка в другой системе остается.

2.2 Экспорт учеников из Tallanto в amoCRM

Из Tallanto в amoCRM учеников (созданных до установки виджета) можно экспортировать вручную. Для этого в списке учеников отметьте нужные строчки и выберите действие «Экспортировать в amoCRM»

Нажмите кнопку «Отправить» в следующем окне

Также можно экспортировать одного ученика из его карточки

3. Запись ученика на занятие в Tallanto из сделки в amoCRM и синхронизация статуса ученика с этапом связанной сделки

Из сделки в amoCRM можно записать ученика на занятие в Tallanto. Для этого на странице сделки откройте виджет Tallanto

Если в сделке участвует более одного ученика – выберите нужного и нажмите «Далее»

Задайте условия поиска и нажмите кнопку «Поиск занятий»

Будут найдены занятия начиная с текущей даты, незакрытые, со статусом "активный", соответствующие заданным условиям. Выберите из списка занятие, кликнув по заголовку, и нажмите кнопку «Записать»

Будет предложен статус записи, соответствующий текущему этапу сделки (см. настройки виджета), можно изменить его, а также добавить комментарий к записи. Нажмите «Далее»

Проверьте данные записи и нажмите кнопку «Записать»

В Tallanto появится соответствующая запись на занятии

В amoCRM на странице сделки в виджете будет отображаться информация о записи ученика на занятии, связанной с данной сделкой. Отписать ученика от занятия можно по кнопке «отменить запись» (при этом в Tallanto ученик будет удален из субпанели записавшихся)

Таким образом сделка в amoCRM оказывается связанной с записью ученика на занятие в Tallanto. После этого изменение этапа сделки в воронке amoCRM повлечет за собой изменение статуса записи ученика на занятии в Tallanto (и наоборот), если новый этап (или новый статус) имеет соответствие в настройках виджета.

Например, согласно настройкам, статус «посетил бесплатно» соответствует этапу «принимают решение»

Если в Tallanto статус посещения будет изменен на «посетил бесплатно»

В amoCRM сделка передвинется на этап «принимают решение»

Точно также при изменении этапа сделки в amoCRM будет изменен статус записи в Tallanto.

Если соответствие новому статусу записи (или этапу воронки) не задано – никаких действий в связанной карточке не произойдет.

Если в amoCRM происходит движение сделки по воронке, и связанное со сделкой занятие уже закрыто – смена статуса записи также не произойдет.

4. Бюджет сделки

Вы можете связать бюджет сделки в amoCRM с финансовыми операциями ученика в Tallanto.

Для этого в настройках виджета отметьте опцию "Автоматически обновлять бюджет сделки в amoCRM"

После этого при создании в Tallanto финансовой операции "поступление на баланс" будет происходить проверка: если ученик из финансовой операции связан с учеником в amoCRM, у этого ученика в amoCRM есть сделка (если их несколько - берется последняя по дате создания), и эта сделка не закрыта - тогда сумма финансовой операции будет передана в бюджет сделки. При этом в карточке финансовой операции в поле "Сделка в amoCRM" появится связь со сделкой.

При создании последующих финансовых операций в Tallanto для этого ученика будет происходить такая же проверка, и в бюджет сделки будет передаваться сумма из текущей финансовой операции и всех предыдущих финансовых операций, уже связанных с данной сделкой.

Если бюджет сделки в amoCRM был отредактирован вручную - поле перезапишется передаваемым значением.

Если последняя по дате сделка у ученика в amoCRM закрыта, или у ученика отсутствуют сделки - передача не состоится.

Если в настройке виджета указано количество дней для обновления бюджета — то по истечении указанного числа дней с момента первой передачи суммы финансовой операции в бюджет конкретной сделки данные из Tallanto по этой сделке передаваться не будут

При удалении финансовой операции в Tallanto, связанной со сделкой в amoCRM, бюджет сделки будет пересчитан как сумма всех оставшихся финансовых операций, имеющих связь с данной сделкой. Это произойдет даже, если сделка уже закрыта.

Если в финансовой операции, связанной со сделкой, будет изменен ученик, это не повлечет никаких изменений в бюджете сделки. Во избежании такой ситуации вы можете запретить смену ученика в финансовой операции Tallanto. Для этого перейдите в Администрирование/Возможность изменить ученика в созданной финансовой операции, установите переключатель в положение «Нет» и сохраните

5.Отключение интеграции

Для отключения интеграции с amoCRM зайдите в настройки виджета и нажмите кнопку "Отключить"